Ondanks de technologisch geavanceerde wereld van vandaag, zijn veel afdelingen nog steeds afhankelijk van handmatige, administratieve processen. Hierbij valt te denken aan het inkoopproces van goederen en diensten maar ook het betalen van facturen. Maar kunnen we deze terugkerende taken nu niet over laten nemen door software robots.

In de afgelopen jaren zijn er wet- en regelgevende taken toegevoegd aan het bestaande administratieve proces. Strenge audits vereisen dat handelingen gescheiden van elkaar uitgevoerd moeten worden.

Uitdagingen binnen de financiële afdeling

Op de administratie afdeling van elk willekeurig bedrijf zijn deze uitdagingen te vinden:

  • Niet-standaard facturatie: Facturen die bedrijven ontvangen, komen nog steeds in verschillende formaten voor: de papieren versie, een Word-document, een PDF- als e-mailbijlage of e-invoice (EDI, XML). Omdat factuurformaten niet altijd gestandaardiseerd zijn, is het vaak een uitdaging voor automatiseringssoftware om ze elke keer op dezelfde manier te behandelen.
  • Ongestructureerde gegevens: Het financieel team is verantwoordelijk voor het overbrengen van gegevens uit verschillende factuurformaten naar de database van het bedrijf. Daarnaast zijn medewerkers ook verantwoordelijk voor het handmatig omgaan met onregelmatigheden tussen vrachtbrieven, bestellingen, facturen en de betaling. Omdat de gegevens in deze facturen meestal ongestructureerd zijn, is dit handmatige proces tijdrovend, vatbaar voor fouten en is het zijn geheel lastig om te verwerken.

Finance is op dit moment misschien wel het gebied waar robotisering de grootste kansen en successen biedt. Accounting gaat uit van strikte op regels gebaseerde frameworks, heldere richtlijnen en standaardbenaderingen van transactieverwerkingen die uiterst geschikt zijn voor ‘robotic process automation’. De financiële structuren bieden de richtlijnen die een machine nodig heeft, om procedures te leren, transacties te herkennen en uit te voeren, waarschuwingen te geven en uitzonderingen te melden. Dankzij die gedetailleerdheid kan een machine zo worden ingesteld dat hij effectief nabootst hoe een mens binnen die kaders handelt.

Wat kan een administratieve robot bijdragen?

Robotics Process Automation (RPA) is een softwareoplossing die terugkerende taken van mensen over kan nemen en die náást bestaande (legacy) software draait. De RPA software (feitelijk een administratie robot) gaat daarbij zelf de interactie aan met andere software en dat maakt het relatief eenvoudig te implementeren. Binnen deze software, ‘record’ u alle handelingen van de taak. Het ‘recorden’ van het administratieve proces geschiedt door de manuele handelingen te volgen dat een medewerker zou uitvoeren binnen de applicatie om tot het gewenste resultaat te komen. Hierna kan de administratie robot zelfstandig aan de slag.

Medewerkers van de financiele administratie kunnen doordat er tijd vrijkomt, ingezet worden als business partner en daarmee écht waarde toevoegen binnen organisaties. Neem als voorbeeld de accountant; De tijd die hij bespaart op invoerwerk kan hij gebruiken om te doen waar hij goed in is, namelijk het adviseren van zijn cliënten.

Ervaringen met administratie robots

Administratieve robots zijn makkelijk te monitoren en te besturen. Het werk dat door robots wordt verricht wordt opgeslagen, van productiekenmerken voorzien en toegankelijk gemaakt in de vorm van bruikbare informatie. Dit borgt niet alleen proceskwaliteit en naleving, maar bevordert ook het nemen van data-gestuurde beslissingen met betrekking tot kwaliteitsindicatoren, risicomanagement en inzage in kosten en baten. Uit onze ervaringen, merken wij bij verschillende organisaties een aantal interessante zaken op:

  • Er is doorgaans sprake van een korte implementatietijd en snelle resultaten. Dit komt mede doordat er via “trial & error” proefondervindelijk te werk wordt gegaan. Een dergelijk implementatietraject bestaat ten minste uit een “proof of concept” fase om aan te tonen of de oplossing in staat is om samen te werken met huidige (IT) systemen van de organisatie.
  • Om zowel projectvoortgang als het succesvol afronden van de implementatie te borgen, is toegewijd projectmanagement noodzakelijk.
  • Identificeer vooraf welke financiële bedrijfsprocessen geschikt zijn voor robots. Start met processen die digitaal zijn vastgelegd, repetitief, handmatige interventie vereisen en gebaseerd zijn op gestructureerde data. 
  • Kortzichtige strategieën leiden tot een dominantie van point-to-point oplossingen met een beperkt toepassingsgebied. De meer generieke robotiserings-oplossingen met ruimere toepassingsgebieden worden minder gezien.
  • De focus bij het samenstellen van de business case voor een administratie robot is gericht op kwantificeerbare kosten, terwijl kwaliteitsverbetering vaak nog een ondergeschikte rol speelt.
  • Robots kan op het terrein van Finance zeker van toegevoegde waarde zijn.

Mensen blijven nodig 

Robots kunnen uitstekend sámen met mensen werken, en mensen veel vervelend werk uit handen nemen maar alleen als álle acties en uitzonderingen geprotocolleerd kunnen worden. Dat kan lang niet altijd. Mensen blijven nodig voor taken met onvoorzienbare uitzonderingen. Daarnaast zullen medewerkers nodig blijven om de invoering en het gebruik van robots in goede banen te leiden. Robots hoeven mensen niet te vervangen, ze kunnen veel toevoegen.

Share This